Le copieur est sûrement, après l’ordinateur, l’outil informatique indispensable pour une entreprise. Scanner, copie, connexion et envois : cet outil de travail multifonctions fait partie intégrante d’un bureau et l’un des moyens pour maximiser son efficacité. Toute profession et quel que soit le secteur d’activité nécessite un jour d’un copieur pour numériser ses documents et les transmettre aux différentes parties prenantes.
Mais comment bien le choisir ? Quels sont les critères à retenir ? Y a-t-il des marques à privilégier ? Avec quel budget alloué ? Décryptons le cahier des charges d’un bon copieur pro et les secrets pour (le moins) s’embêter avec les papiers…
Copieur professionnel : maximisez l’efficacité de votre bureau avec le bon équipement
Quelles sont les fonctions principales et les options possibles d’un photocopieur pro ?
Selon la gamme choisie et le modèle privilégié, le photocopieur dispose de plusieurs fonctions. Pour y voir plus clair, distinguons d’abord les catégories des copieurs. Les modèles d’entrée de gamme assurent simplement la copie en noir et en blanc ou bien en couleurs. Les copieurs, plus performants, appelés duplicopieur, permettent à la fois de copier et d’imprimer en même temps un document. En cas d’usage professionnel, le copieur haut volume est tout de fois plus approprié puisqu’il a une plus grande capacité, mais effectue aussi les copies avec une plus grande rapidité que les autres. Enfin, le dernier modèle qualifié de haut de gamme, et visible en cliquant sur ce lien, est le photocopieur multifonction (copie, imprime, scanne, faxe).
Hormis le budget machine, pensez également aux coûts des consommables (papier, encre, trombone, épingle…) et à l’entretien / le contrat de maintenance de l’appareil. Faites appel à un revendeur pro pour ne pas vous tromper !
La machine sera choisie selon votre utilisation
Une des choses à savoir en plus de ses fonctionnalités, c’est la capacité de la machine. En fonction de vos besoins mensuels, sélectionnez un modèle adéquat. Par exemple, si vous effectuez moins de 3 000 copies par mois, une machine avec un débit de 20 pages par minute (ppm) suffira. Jusqu’à 25 000 copies mensuelles, la production de 45 pages conviendra. En revanche, au-delà de cette valeur, partez plutôt sur un modèle de 75 ppm.
Selon la configuration de votre bureau, pensez à la disposition du photocopieur, mais surtout au bruit qu’il peut engendrer. N’hésitez pas à isoler la machine dans une autre pièce pour éviter les nuisances sonores.
Posez-vous la question d’acheter un gros copieur ou bien deux petits pour des raisons budgétaires ou bien de saisonnalité de votre activité.
Faut-il investir dans un copieur neuf ou bien reconditionné ?
Tout est une question de budget et de positionnement. Dans le cas d’une démarche éco-responsable, le copieur reconditionné permet d’investir à moindres coûts dans un objet reconditionné. Ce n’est pas de l’occasion, seulement une deuxième jeunesse offerte à la machine ! Les pièces défectueuses ont été changées et les garanties revendeur seront également intéressantes. Comme une seconde vie, le produit reconditionné dispose les mêmes capacités et contribue à préserver nos ressources, pensez-y !